【仕事術】会議をムダにしないための鉄則5箇条




こんにちは、まっさん(@massan_514)です。

この記事では、会議をムダにしないための鉄則を紹介します!

業務の効率化を図るうえで一番大切な要素は、時間のムダ使いをしないことです。

そしてムダな時間を費やす原因として多いのはムダな会議です。

会議では数人が時間を拘束されてしまうわけですから、会社にとってはムダな会議は生産性を著しく落とすことになります。

もちろん全ての会議がムダというわけではありません。

今回はみなさんが出席する会議をムダな会議にしないために、会議をムダにしない鉄則をご紹介します。

それでは詳しくお伝えしていきます。


✔この記事を読むことでこんなメリットがあります。

  • ムダな会議をなくし、生産性のある会議にすることができる

※この記事は2〜3分ほどで読めます。



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生産性のある会議にするための方法

ムダな会議をなくし、生産性のある会議にするためにはどうしたらよいのでしょうか?

会議を生産性のあるものにするための5箇条がコチラです。

  • 予め議題を共有にしておく
  • 会議の終了時間を決めておく
  • 重要事項から検討していく
  • 結論を再確認してから会議を終了する
  • 議事録を回覧する

以上のことを守るだけでムダな会議をなくし、意味のある会議にすることができます。

それではそれぞれ確認していきましょう。

予め議題を共有しておく


その会議で検討する議題について、会議に参加するメンバーには事前に共有しておきましょう。

会議が始まってから今回の議題を共有することは絶対避けましょう。

この共有時間がムダな時間となってしまいます。

事前に議題を共有しておくことで議題の検討にすぐ入ることができ時間を短縮できます。

また事前に議題を共有しておくことのメリットとして、メンバーそれぞれが下準備をできるというメリットがあります。

必要な資料を準備しておくことや、自分の意見をまとめておくことができます。

下準備ができていないことで、結局その場では判断に必要な資料がなかったり、考えがまとまっていないため時間切れとなったりで、結局また次回会議を開くというムダなことが起こりがちです。

こういったことを避けるためにも必ず事前に共有しましょう。

その際、会議の議題をまとめたアジェンダを作成して事前にメールしておくことが最も効果的です。

また会議の発起人から事前に共有がなかった場合は、こちらから内容を確認するようにしましょう。

会議の終了時間を決めておく


会議の終了時間が決められていないことって多いのではないでしょうか?

時間があると思うと会議もダラダラとしがちです。

終了時間を設定することで時間への意識も高まり、会議の密度も高まります。

またこれは当たり前のことですが、会議の開始時間は必ず守りましょう。

時間を守らないことは相手の時間を奪っているということを強く認識しましょう。

重要事項から検討していく


会議の時間は決められていますから、重要な事項から検討していきましょう。

先程説明したアジェンダを、重要な議題から検討できるように組み立てておきましょう。

万が一時間切れになったとしても、肝心な最重要事項が検討されていないということを防ぐことができます。

結論を再確認してから会議を終了する


会議で出た結論は、その議題終了時もしくは会議終了時にメンバー全員に再度確認をとりましょう。

そこで全員の認識に差異がないかを確認できます。

またそこで新たに出た課題についての次のアクションについては、責任者とその期限も明確にしておきましょう。

議事録を回覧する


この議事録を回覧するということが、会議の効率を上げるうえで最大の効果を発揮します。

会議のしっぱなしだと会議で決定したこともあやふやになってしまい、最悪また同じ会議を開かなければいけない可能性も出てきます。

その会議で決定した事項を共有することと、次の課題の責任者とその期限を明確にしておくことで、確実に次のアクションにつなげることができます。

まとめ

会議をムダにしない鉄則5箇条はいかがでしたでしょうか?

もう一度おさらいしておきましょう。

会議をムダにしない鉄則5箇条

  • 予め議題を共有にしておく
  • 会議の終了時間を決めておく
  • 重要事項から検討していく
  • 結論を再確認してから会議を終了する
  • 議事録を回覧する

特に重要なのは「予め議題を共有しておく」ことと「議事録を回覧する」ことです。

この2つを確実にこなすことで、その会議をムダにすることを防ぎ意味のある会議にすることができます。

貴重な時間を会議に費やすわけですから、その会議は絶対にムダにしたくないですよね。

今日からこの鉄則5箇条を意識して会議に挑んでください。

そうすればムダな会議を減らすことができます!

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