【仕事術】メールの基本の型は「過去・現在・未来」で構成する

こんにちは、まっさん(@massan_514)です。

この記事ではビジネスには欠かせないメールを使う際の、とても大切でそして便利な『』を紹介します。

社会人のみなさんは、1日に何通ものメールのやり取りをしていることでしょう。

1日に何通もメールを書く中で、何気なく文章を作成しているのではないでしょうか?

でもビジネスメールにおいて基本の型があることをご存知ですか?

この記事でご紹介する「基本の型」をマスターすれば、相手にこちらの意図が伝わりやすいメール文を作成することができ、そのおかげで相手からの返信も早くもらえる確率もあがります。

それでは、早速ご紹介していきましょう。


✔この記事を読むことでこんなメリットがあります。

  • 基本の型を覚えてメール作成にかかる時間を短縮できる。
  • 相手に伝わりやすいメールを作成することができる。
  • 分かりやすいメールのため相手からの返信も早くなる。

    • ※この記事は2〜3分ほどで読めます。






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      メールの基本の型を覚える


      メールをする際、こちらの意図がしっかりと相手に伝わらないと意味がありません。

      相手にしっかりとこちらの意図を伝える型があります。

      その型がコチラです。

      基本の型

      過去▶現在▶未来

      このように3つのパートに分けてメールを作成することで、相手にしっかりとこちらの意図を伝えることができるようになります。

      それではそれぞれのパートを細かく見ていきましょう。

      過去│これまでの経緯・背景の説明


      過去=これまでの経緯・背景の説明

      過去のパートの例文を2つ用意しました。

      ✔例文①
      先月スタッフのAさんから相談があった産休の件です。

      ✔例文②
      御社が顧客管理システムを見直しされるとのことで、新しいシステムの導入の提案をさせていただいている件です。

      このようにこれまでの経緯や背景を前置きとして説明してあげることで、今回伝えたい要件を素早く思い出してもらうことができます。

      仮にこの説明がないとメールを受け取った相手は思い出すまで時間がかかり、メールの返信を後回しにされてしまう可能性もあります。

      現在│今どういう状況かの説明


      現在=今どういう状況かの説明

      現在のパートの例文を2つ用意しました。先程の過去のパートの例文の続きとなります。

      ✔例文①
      いつから産休に入るかの日程調整が必要となっております。

      ✔例文②
      先日ご指摘いただきましたお見積の価格について再度検討させていただきました。

      過去パートでこれまでの経緯や背景を説明したら、次は現在この案件がどういうステータスにあるかを説明します。

      未来│今後の展開の確認


      未来=今後の展開の確認

      先程の過去、現在の例文の続きとなります。

      ✔例文①
      つきましては明日の15時からお時間をいただけますでしょうか?

      ✔例文②
      そこで一点ご質問です。ご導入される場合、いつからの稼働をご希望でしょうか?

      この未来パートが今回伝えたい内容の核心部分となります。

      この核心部分を伝える前に、過去と現在のパートでこれまでの背景・経緯と現在の状況を説明しておくことで、スムーズに要件を伝えること準備ができるのです。

      ビジネスでのメールは相手への確認事項をすることが多いですが、過去・現在の要素を飛ばして未来(要件)の要素だけで構成されたメールは非常に分かりづらいです。

      相手も幾つかの案件を抱えているわけですから、分かりづらいメールは思い出すのに時間と労力がかかってしまい、非常に迷惑をかけてしまうことになります。

      ビジネスで大切な要素は、スピードと配慮とイマジネーションだと僕は考えています。

      過去・現在を説明してあげる配慮をしてあげることで、相手側の時間と労力を削ぐことなく、さらには相手側もすぐに返信してくれる確率も高くなりスピード面でも大きく力を発揮します。

      まとめ

      いかがでしたでしょうか?

      今回の型は特に難しいことは何もなく、ビジネスでとても重要な要素である「配慮」を基に構成されています。

      もう一度おさらいしておきましょう。

      下記がメールの基本の型です。

      メールの基本の型

      過去│これまでの経緯・背景の説明
      現在│今どういう状況かの説明
      未来│今後の展開の確認

      今日からでもすぐに取り入れることができますので、是非みなさんもご活用ください!!

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