働き方改革「業務効率化の簡単なコツ」お教えします!【超簡単テクニック】

働き方改革「業務効率化の簡単なコツ」お教えします!【超簡単テクニック】



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こんにちは、まっさん(@massan_514)です。

働き方改革の一環で、業務の効率化を進めている会社も多いと思います。

ただ一言に業務効率化と言っても、

「実際に何をすればよいの?」

「何から手を付けていいかわかりません!」

って言う方も多いのではと思います。

そこで今回は業務効率化の簡単なコツをお教えいたします。

業務効率化の簡単なコツとは?

業務効率化の簡単なコツ、それは「正確さを捨てる」です。

業務にはスピードと正確さが問われます。

正確さを重視しながら、スピードも考慮する。

相反する要素のバランスを取ることはなかなか難しいですよね。

しかしながら、おそらく多くの人が無意識のうちに正確さをより重視しているのではないでしょうか?

特に事務仕事などでは、仕事の完成が遅かったことよりも、間違いがあったほうが問題になるケースが多いですからね。

間違いをしないように意識すると、どうしてもスピードよりも正確さに比重を置きがちになってしまうわけです。

実は僕もかつてそうでして、これは心配性や完璧主義者に多く見られる傾向です。

しかし、ある時この考え方がガツンと変わりました。

その時僕は多くの業務を抱え、残業時間も多く、もっと効率よく業務が回せないか悩んでいました。

しかし逆に半端ない業務量をなんなくこなしている同僚が同じ部署にいたんですね。

そこでどういうふうに彼が業務を回しているか気になり、直属の上司に聞いたんです。

彼はどういうふうに業務をしているんですか?

すると一言。

あいつは全く確認をしない。と

とにかく重要な資料作りでも、上司に確認がいるようなことも、メールでも、なんでもかんでも確認をせずにひたすらガンガン終わらせていくと。

まぁ、これはどちらかと言うとダメ出しに近いのですが、僕としてはこの理由に驚愕しつつも、とてつもない納得感がありました。

確かに僕は正確さや完璧さにこだわるあまし、それが原因でスピードを落としていたんだと初めてそこで気づいたんですね。

この同僚は「正確さを捨てる」ことで、業務のスピードを爆発的に上げていたんです。

とは言え、全ての業務において正確さを捨てるわけにはいきません。

正確さが重要視される仕事もありますからね。

なので、業務によって正確さを捨てることができるかを考えてみます。

厳密に言うと、どこまで正確さが要求されるのか?

7割の正確さで良いのか?、完璧でないといけないのか?

まずはその見極めをし、どれぐらい手を抜けるのかを考えます。

完璧主義や心配性の人たちは、完璧でなくてもよい仕事も全てに正確さを求めていると思うんです。

例えばメールを打つときも、誤字脱字がないかとか、失礼な言い回しになっていないかとか。

もちろんそういう配慮や丁寧さも必要ですが、多少誤字脱字が合っても、ビジネスでは実は早いレスのほうが感謝される場合の方が多いんですよ。

ただし契約書や請求書など間違いがあっては問題になってしまう業務については、当然正確さを重視する必要がありますよね。

このように業務ごとに見極めをしていくことが大切になります。

いかかでしたでしょうか?

「正確さを捨てる」ことを実践できれば、かならず業務の効率化につながるはずです。




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2018.07.21



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